Dacă ai un SRL și nu ai auzit de SAF-T până acum, există o șansă reală să fii deja în întârziere. Obligația pentru firmele mici există din 1 ianuarie 2025 — în 2026 nu mai există perioadă de grație, iar amenzile se aplică integral.

Ce este SAF-T și de ce contează

SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un fișier electronic în format XML prin care firma ta transmite datele contabile și fiscale către ANAF într-un format standardizat. În România, se depune sub forma Declarației informative D406, reglementată prin Ordinul ANAF nr. 1783/2021.

Concret, prin SAF-T ANAF poate face verificări fiscale automate — fără să trimită inspectori la tine. Sistemul compară automat datele din D406 cu facturile din RO e-Factura și cu declarațiile de TVA. Dacă există discrepanțe, primești o notificare de conformare prin SPV.

SAF-T nu se completează manual. Se generează automat din programul de contabilitate al firmei, după care se validează și se transmite electronic prin portalul e-guvernare.

Cine este obligat să depună D406

Sunt obligate să depună SAF-T:

• SRL-uri, SA-uri, societăți în comandită
• Regii autonome și institute de cercetare-dezvoltare
• Companii naționale și organizații cooperatiste
• ONG-uri și asociații cu sau fără scop patrimonial care desfășoară activitate economică
• Persoane juridice străine cu sediu permanent în România
• Societăți nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România

Sunt exceptate:

• PFA-uri (persoane fizice autorizate)
• Întreprinderi individuale (II) și familiale (IF)
• Cabinete medicale individuale
• Birouri individuale de avocați și notari
• Firme cu activitate suspendată oficial la Registrul Comerțului — pe durata suspendării

Atenție: firmele fără activitate (zero tranzacții) într-o perioadă nu sunt exceptate — trebuie să depună D406 cu date goale.

Calendarul de implementare — unde ne aflăm în 2026

SAF-T a fost introdus etapizat:

• 2022 — contribuabili mari
• 2023 — contribuabili mijlocii
• 1 ianuarie 2025 — contribuabili mici

În 2025, ANAF a acordat o perioadă de grație pentru firmele mici:

• 6 luni pentru prima raportare lunară, scăzând cu câte o lună pentru fiecare raportare ulterioară
• 3 luni pentru prima raportare trimestrială

Din 2026, perioada de grație a expirat. Toate firmele mici depun la termen, fără excepții.

Dacă nu știi în ce categorie ești (mic, mijlociu, mare), verifică în Spațiul Privat Virtual (SPV) — ANAF a transmis notificări fiecărui contribuabil vizat.

Termene de depunere în 2026

Periodicitatea depunerii urmează perioada fiscală de TVA a firmei:

Dacă ești plătitor de TVA lunar → depui D406 lunar, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei raportate.

Dacă ești plătitor de TVA trimestrial, semestrial sau anual, sau neplătitor de TVA → depui D406 trimestrial, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare trimestrului.

Dacă termenul cade în weekend sau zi de sărbătoare legală, se mută la prima zi lucrătoare. Câteva mutări din 2026 de reținut: 31 mai → 2 iunie, 31 octombrie → 2 noiembrie, 30 noiembrie → 2 decembrie.

Secțiunea Active se depune anual, odată cu situațiile financiare.

Secțiunea Stocuri se depune doar la solicitarea expresă a ANAF, în minimum 30 de zile de la cerere — nu se depune din proprie inițiativă.

Cum depui D406 pas cu pas

1. Generezi fișierul XML din programul de contabilitate (SAGA, WinMentor, SmartBill, Ciel etc. — toate programele principale suportă exportul SAF-T)
2. Validezi fișierul cu validatorul oficial ANAF, disponibil pe anaf.ro — corectezi erorile înainte de transmitere
3. Semnezi electronic cu un certificat digital calificat
4. Transmiți prin portalul e-guvernare (nu prin SPV)
5. Verifici recipisa de confirmare — „am încărcat" nu înseamnă „am depus". Declarația este validă doar cu recipisă cu status „OK"

Poți depune declarații de test (D406T) oricând — acestea nu sunt luate în calcul de ANAF, dar te ajută să verifici dacă fișierul este corect.

Sancțiuni pentru neconformare

Excepție importantă: nu ești sancționat dacă depui o declarație rectificativă înainte de termenul următor de raportare.

Legătura dintre SAF-T și e-TVA

Din 2025, ANAF corelează automat datele din D406 cu facturile din RO e-Factura prin sistemul RO e-TVA. Dacă există diferențe între ce ai declarat în SAF-T și ce apare în e-Factura, primești o notificare în SPV care îți prezintă decontul precompletat de TVA și diferențele identificate.

Aceasta înseamnă că erori contabile care înainte treceau neobservate — facturi neînregistrate, TVA dedus incorect, discrepanțe în baze de impozitare — sunt acum detectate automat. Disciplina contabilă a devenit mai importantă ca oricând.

Cele mai frecvente probleme practice

Date contabile necorelate — dacă gestiunea stocurilor se ține într-un program separat de contabilitate, exportul SAF-T poate genera erori de reconciliere. Verifică integrarea dintre sisteme înainte de depunere.

Conturi contabile nemapate corect — SAF-T folosește coduri standardizate. Dacă planul de conturi din program nu este actualizat, fișierul va genera erori la validare.

Recipisa cu erori — fișierul poate fi transmis și primit de ANAF, dar respins ulterior. Verifică statusul recipisei, nu doar confirmarea de primire.

Firme fără activitate — chiar dacă nu ai avut tranzacții într-un trimestru, depui D406 cu secțiunile goale. Mulți antreprenori omit această obligație.

Recomandări practice pentru 2026

Dacă contabilul tău se ocupă de SAF-T, confirmă că generează și verifică recipisa după fiecare depunere — nu doar că a transmis fișierul.

Dacă folosești un program de contabilitate mai vechi, verifică dacă are modul SAF-T actualizat la versiunea curentă cerută de ANAF — schema XML se actualizează periodic.

Dacă primești o notificare RO e-TVA cu discrepanțe față de D406, nu o ignora — răspunsul trebuie dat în termenul specificat în notificare.

Surse: Ordinul ANAF nr. 1783/2021, Legea nr. 207/2015 (Codul de Procedură Fiscală), anaf.ro

Ai întrebări despre obligația SAF-T a firmei tale sau ai primit notificări de la ANAF? Contactează-ne la 0754 620 258 sau contact@contabilultau.eu — prima consultație este gratuită.